Dnes používají naše řešení všechny cestovky, které se Smartwings létají. Milióny cestujících ročně, stovky tisíc objednávek jídel a dalších služeb. Úspora ruční práce nevyčíslitelná, stejně jako snížená chybovost. Učebnicový příklad digitalizace napříč odvětvím.
Náš systém vše propojil
Náš informační systém propojuje různá oddělení v aerolince, dále cestovky a subjekty, které operují na letišti, např. handlingy a dodavatele cateringu. Vytvořili jsme:
- formát pro přenos dat z cestovních kanceláří do aerolinky
- protokol pro automatické importy cestujících a objednávek
- specializované řešení pro nepravidelné ad-hoc lety
- databázi cestujících, objednávek cateringu, zavazadel a dalších požadavků
- odesílání údajů cestujících do odbavovacích systémů na letišti
- agregování standardních a speciálních objednávek a jejich odesílání dodavatelům, kdykoliv po změně
- předběžné objednávání sedaček (seatingu) pro cestovky
- exporty např. pro potřeby účetnictví
- dali jsme support všem cestovkám, které se automaticky napojily
- a mnoho dalšího
„Díky společnosti engine2 jsme úspěšně prošli digitální transformací. Největším přínosem je snížení nákladů a chybovosti díky automatizaci a strojovému zpracování.“
Jak se cestující dostanou až na palubu letadla
Dříve si zákazník objednal v cestovce zájezd, ta s ním uzavřela smlouvu a vše potřebné vložila do svého rezervačního systému: osobní údaje, informace k letu a destinaci a speciální požadavky např. bezmasé jídlo.
Na letišti čekal delegát cestovky a každému z cestujících jednotlivě předal obálku s papírovou letenkou. Pokud se někde po cestě nestala lidská chyba, cestující odletěli na vysněnou dovolenou.
Teď už cestujícím stačí přijít na letiště s občankou nebo pasem. Žádné další papíry nejsou potřeba a ani delegáti nemusí jezdit na letiště rozdávat obálky. Všechny potřebné údaje už aerolinka má a odbavení na palubu letadla je plynulé.
V cestovkách dříve jen papírově a manuálně, nyní strojově a automatizovaně
Cestovka zadávala veškeré údaje do svého rezervačního systému. A protože má každá cestovka svůj systém, posílala údaje v různých formátech. Některá v excelu, jiná ve wordu. Zpracovat různorodé údaje na straně aerolinky zabralo mnoho času a bylo zároveň náchylné k lidským chybám.
Situace v cestovkách byla v sezóně plná stresu. Vše se zapisovalo ručně, hodiny a hodiny se přepisovaly seznamy cestujících. Větší cestovky přeprodávaly část své kapacity menším cestovkám, a tudíž musely zpracovávat ještě další seznamy a kontrolovat další údaje. Po finální kompletaci seznamů se vše posílalo do aerolinky. Pokud si někdo koupil zájezd na poslední chvíli, cestovky hlásily dohlášky na seznamy přes e-mail nebo SMS, klidně i v noci a o víkendech.
Systémy ale nebyly propojené. Bohužel se stávalo, že ve změti neustálých změn někdo udělal lidskou chybu. Třeba otočil směrování letu, takže místo letu z Prahy do Egypta vám vystavil letenku z Egypta do Prahy. Nebo špatně vyplnil datum. Při věčném papírování bylo velmi náročné vše uhlídat.
Dnes se všichni mohou spolehnout na aplikaci, kde vše probíhá automatizovaně a bez starostí. Díky napojení na informační systém jsme cestovkám ušetřili práci. Sjednotili jsme formát pro přenos údajů. Zautomatizovali jsme procesy, nahradili ruční práci strojovým zpracováním a díky tomu jsme i cestovkám snížili náklady. Náš systém je pro ně snadno škálovatelný. Mohou zvyšovat počet zájezdů, aniž by potřebovali další pracovníky na administrativu.
Zaměstnanci cestovek si sami mohou vkládat a kontrolovat cestující na jednotlivých letech. Pokud chce zákazník např. vegetariánské jídlo, jednoduše požadavek vloží do systému a má jistotu, že objednávka automaticky dorazí dodavateli cateringu a cestující bude spokojen.
Odpadly noční a víkendové hovory z check-in přepážek. Zaměstnanci cestovky už nemusí chodit před odletem na letiště a rozdávat svým klientům obálky s papírovovými letenkami. Mimochodem, o víkendech to byly tisíce obálek s letenkami jen z jedné cestovky.
„Nový systém nám šetří spoustu práce a času. Mohu se spolehnout, že všechny údaje mám správně a mám jistotu, že mi nikdo nebude o víkendu volat, že zapomněl něco nahlásit.“
Jaké benefity získala aerolinka díky propojení systémů
Každoročně uskuteční Smartwings desítky tisíc letů a přepraví milióny cestujících. Zásadní jsou správné údaje cestujících. V případě charterových letů jsou to cestovky, které komunikují s cestujjícím a jsou zodpovědné za správnost údajů. Všechna potřebná data se dříve zasílala v různých formátech a zpracovávala manuálně. Nyní jsou systémy propojené a data se zpracovávají strojově. Ale nejsou to jen údaje cestujících, které aerolinka musí mít v pořádku před každým letem.
Každá aerolinka potřebuje co nejpřesnější informace, aby mohla zpracovat předletovou přípravu. Typicky se řeší výpočet hmotnosti letadla pro optimalizaci spotřeby paliva. K tomu jsou mimo jiné zapotřebí údaje o počtu cestujících, kolik z nich je dospělých a kolik dětí nebo např. jejich zavazadlech. Dříve, pokud nebyly přesné údaje, se předletová příprava pro jistotu počítala pro maximální počet cestujících. V důsledku toho se létalo neekonomicky. Nyní má aerolinka všecha potřebná data k dispozici a i výpočty jsou nyní plně automatické.
Jaké jsou benefity? Procesy jsou škálovatelné. Aerolinka nemusí řešit počty letů, letadel a zaměstnanců, kteří by se starali o seznamy cestujících. Může lépe predikovat a řídit. Tím se dramaticky nejen snížily náklady na administrativu, ale také se eliminovala chybovost. Přibyla jistota, že všechna data jsou v pořádku zpracována a že se na nic nezapomnělo. Rezervační systémy všech cestovek byly postupně napojeny na informační systém aerolinky, takže všechna data jsou v jednotném formátu.
Objednávky cateringu o víkendu i v noci
Cateringová společnost má na starosti přípravu a distribuci jídel na palubu letadla. Vychází ze seznamu cestujících a jejich požadavků. Dříve se objednávky odesílaly zpravidla e-mailem přes několik oddělení. V případě prodejů zájezdů na poslední chvíli to znamenalo ručně odeslat objednávku třeba i o víkendu. Prostor pro lidskou chybu byl velký.
Když jsme vytvořili systém na předávání objednávek, vše se plně zautomatizovalo. Od cestovky přes aerolinku až po catering, a to včetně podkladů pro účetnictví mezi všemi stranami. Cateringové společnosti mohou získávat údaje i pomocí API a optimalizovat tím svůj provoz.
Při nákupu zájezdu si cestující mohou objednat např. bezmasé nebo bezlepkové jídlo. Všechny nadstandardní objednávky se vyřizují automaticky, v noci i o víkendech, a to ke spokojenosti cestujících, kteří tak mají mají jistotu, že dostanou během letu své objednané jídlo.Zautomatizováním objednávek jsme i tady optimalizovali procesy a tím snížili náklady jak v aerolince, tak v cateringových společnostech.
Jak handling řeší plynulé odbavení
Handlingová společnost potřebuje pro hladké odbavení všech cestujících znát hlavně jejich počet. Podle toho určí počet check-in přepážek a zaměstnanců potřebných k odbavení. Pokud počet nezná, musí otevřít pro jistotu všechny přepážky jako na kapacitu plně obsazeného letu. To znamená zbytečně vynaložené náklady u letů, které jsou obsazené jen zčásti. S naším systémem ví handling informace dopředu, může snáze plánovat kapacity jak přepážek, tak směny pracovníkům u odbavení.
Před implementací systému museli pracovníci ručně přepisovat údaje všech cestujících, což značně prodlužovalo dobu odbavení. Dnes má handling všechny údaje o cestujících předem v odbavovacím systému. Cestující přijde na check-in, prokáže svou identitu a jeho odbavení je násobně rychlejší.
Dejte sbohem zbytečnému papírování. Rádi pro vás vytvoříme úspěšnou aplikaci. Domluvte si nezávaznou schůzku.